Att hantera personalinformation är en central del av HR-arbetet. Men i takt med att företag samlar in alltmer data om sina medarbetare – från anställningsavtal till hälsoundersökningar – ökar också kraven på korrekt hantering. Med GDPR (General Data Protection Regulation) har ansvaret för att skydda känsliga personuppgifter, inte minst hälsodata, blivit tydligare än någonsin.
Varför är hälsodata särskilt känsligt?
Enligt GDPR klassas uppgifter om hälsa som särskilda kategorier av personuppgifter. Det innebär att de omfattas av extra strikta regler. Exempel på sådan information kan vara:
-
Journaldata från företagshälsovården
-
Uppgifter om sjukfrånvaro eller rehabilitering
-
Resultat från hälsokontroller eller enkäter om psykisk och fysisk hälsa
Om dessa uppgifter hanteras felaktigt riskerar organisationen inte bara kännbara böter, utan också skadat förtroende hos medarbetarna.
GDPR och HR – de största utmaningarna
Många HR-avdelningar hanterar känsliga data i vardagen. Vanliga utmaningar inkluderar:
-
Lagring och åtkomst: Hur säkerställer ni att endast behöriga personer har tillgång?
-
Syftesbegränsning: Samlas data in för rätt ändamål, och används det på ett proportionerligt sätt?
-
Transparens: Vet medarbetarna hur deras uppgifter används och lagras?
-
Externa aktörer: Hur säkerställer ni att partners, leverantörer och konsulter också följer GDPR fullt ut?
Bästa praxis för att skydda hälsodata i HR
1. Minimera insamlingen
Samla bara in den information som verkligen behövs. Onödig datainsamling ökar riskerna och skapar juridiska problem.
2. Säkra lagringen
Använd krypterade system och tydliga behörighetsnivåer. All känslig information bör vara tekniskt skyddad och separerad från annan personaldata.
3. Skapa tydliga rutiner
HR-avdelningen bör ha dokumenterade processer för hur känsliga uppgifter samlas in, lagras, delas och raderas.
4. Informera och utbilda
Alla medarbetare – särskilt chefer och HR – behöver utbildning i GDPR och förståelse för vad som räknas som känslig data.
5. Välj partners med höga säkerhetskrav
Många företag tar hjälp av externa aktörer som företagshälsovård, HR-system eller konsultbolag. Här gäller det att vara extra noggrann:
-
Säkerställ alltid att det finns biträdesavtal som reglerar hur data hanteras.
-
Kontrollera att partnern arbetar med kryptering, loggning och behörighetsstyrning.
-
Välj leverantörer som kan visa på certifieringar eller tydliga kvalitetsrutiner för dataskydd.
-
Prioritera partners som har ett proaktivt förhållningssätt till GDPR, inte bara en juridisk minimumnivå.
Genom att välja rätt partners minskar riskerna avsevärt. Ett system är aldrig starkare än sin svagaste länk – och det gäller särskilt när känsliga hälsodata är i spel.
GDPR som en del av en hållbar arbetsmiljö
Att hantera hälsodata korrekt handlar inte bara om att undvika böter – det är också en del av att bygga en trygg och hållbar arbetsmiljö. När medarbetare vet att deras integritet respekteras, ökar både förtroendet och engagemanget.
Som arbetsgivare är det därför klokt att se GDPR som en möjlighet: en chans att skapa tydligare strukturer, stärka kulturen och visa att man tar ansvar för medarbetarnas välmående på riktigt – i allt från interna rutiner till valet av partners.
Författare
Erika Ekstam
Head of People & Culture
